为规范我校档案工作的管理,确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,长期有效地为学校和国家积累档案史料,更好地为学校各项工作服务,根据国家公文有关标准,将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下:
一、文件材料的书写要求
(一)各类档案文件材料载体符合国家规范要求,归档纸质材料的质量应达到色泽洁白,质地紧密,纸面平滑,柔韧性强,书写流畅的标准。
(二)公文用纸幅面尺寸、规格要统一规范,党政机关的公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格;图纸的纸质材料和规格,按行业规范执行。
(三)声像类归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时,应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象,并配有声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时,底片也应随之归档。
二、文件材料载体使用要求
(一)各类档案文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。
(二)学校各级领导、各部门不论是草拟、缮印公文,或是填写报表,签字批注,必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水或黑色签字笔。不得使用易褪色的铅笔、普通圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等,特殊情况下,以这种书写方式产生的文件材料要进行复制。
(三)各类归档文件材料需要使用计算机打印时,须用激光打印,不得使用色带、喷墨打印。已形成的色带、喷墨打印的文件材料,归档时必须随有复印件。
(四)需要归档的传真电报和其他传真件,归档时必须附有复印件。
(五)重要归档文件材料的公章用印要使用印泥、原子印油或光敏印油,不得使用印油(印台油)。
(六)归档的文件材料,在起草、修改、签批时,要留足空白位置,左边距不少于25㎜,其他边距不少于15㎜。
三、监督检查
学校各归档文件整理单位(部门)应加强文件材料的拟定、缮印、签批及立卷归档工作的监督检查,对不符合要求的文件材料应整理后再归档移交。
四、具体的单份文件归档整理方法操作流程图见附件
安徽建筑大学单份文件归档整理方法操作流程图.pdf