关于做好2020年归档工作的通知

发布者:沈杰发布时间:2020-07-09浏览次数:30

校属各单位:

按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《安徽建筑大学档案管理办法》(校字〔201898号)、《安徽建筑大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》(校字〔201899号)等档案法律法规规定和档案管理规范要求,学校将启动2020年归档工作。请各单位将本单位2019年度产生的属归档范围的各类文件资料,按归档要求进行整理并移交档案馆,2019年度以前应归档未及时归档的文件材料,请分年度整理后一并归档。现就做好2020年归档工作通知如下:

一、总体要求

1.学校产生的各类档案是学校各项活动真实的历史记录,集中反映学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平,具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位、学院是学校档案工作的源头,要高度重视并切实做好归档工作。

2.各单位要加强本单位归档工作的领导,兼职档案员应切实履行职责,做好本单位归档文件材料的收集、整理与立卷工作,确保归档文件材料收集齐全完整,整理规范,并按时移交档案馆。

3.学校在对科研成果鉴定、大型仪器设备开箱验收、基建工程竣工验收时须有档案馆人员参加,有关单位须会同档案馆对应归档的文件材料加以审查,提出意见,确保科技、设备、基建文件材料归档及时、完整、准确、系统。

4.严格执行档案法规定要求,持续推进依法治档建设,确保“应归尽归 应收尽收”,严禁将公务活动中形成的应归档文件材料、资料据为已有或放置立卷单位自行保管。

5.切实做好学校机构人员调整过程中的档案工作,各单位要明确收集、整理责任,重视归档、移交工作。新成立单位要及时确定档案工作分管领导和兼职档案员,报送档案馆备案,并讨论确立本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,报档案馆审查同意后执行。

6.在对文件进行整理、归档过程中,须加强与档案馆的沟通交流,确保2019年度归档工作顺利实施。

二、归档范围

1.凡属201911日至1231日期间,学校党政管理、教学、科研、学生管理、外事、财务管理、资产与设备管理、基本建设、出版等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料,均应归档。

2.2019年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3.归档的文件材料包括纸质材料、照片册和相应的电子文件、数码照片、音视频等其他载体文件材料。学校各类行文、重要活动(会议)要实行纸质件与电子件双套制立卷归档。

4.各单位在2019年度举办的重大活动、专项重要工作(如综合考核、审计、巡视、脱贫攻坚、疫情防控、专业认证评估、博士学位授权单位申报等)形成的、具有保存价值的各类文件材料,要按活动、工作内容立专题卷归档。

5.各单位获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册,重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

6.2019年度以前应归但未及时归档的文件材料。

7.2019年度学校办学资源状态数据分解责任单位需归档提交相关数据的支撑材料(统计表、一览表、人员名单等)。

请各单位查询档案馆网站“业务工作—归档范围”栏目,参照各单位文件材料归档范围和档案保管期限表。其间,如有任何疑问或建议,请及时联系档案馆。

三、归档要求

1.文件类的归档材料以件为单位归档。校内发文的排列顺序为:正本—拟稿封面—底稿;上级来文的排列顺序为:文件处理签—正本。正文须加盖发文单位公章。底稿须使用碳素黑笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔等。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

2.科研、基建、设备等专业性归档材料,以卷为单位进行整理、立卷,加盖立卷单位公章,保持档案的成套性、完整性。

3.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

4.归档材料应是原件,复印件原则上不得归档。各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。归档的文件材料要求字迹清晰、用纸规范,使用传真纸打印的文件须复印,原件同复印件一起归档。计算机打印的文件材料须使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。

5.归档材料必须完整,如正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等,均应齐全完整归档,不得遗漏和散失。兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不得缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

6.文件材料无论单面或双面,只要有书写文字,都要一面编写一个页号(空白面不编号);页号的位置在每页材料的右下角(反面为左下角),页码编写要求采用2B铅笔书写,不漏号不重号。

7.电子文档须与纸质文件同时归档,标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘,确保与纸质文件完全对应。在移交归档材料的同时移交对应的纸质版和电子版文件材料移交归档清单。

8.实物类(印章、证书、奖杯等)、声像类归档材料(照片、图片、音视频等)须标明事由(事件)及时间、地点、人物等要素;

9.各学院须加强组织领导,做好应届毕业生登记表、毕业生合影照片、毕业生个人照片的收集工作,具体归档工作另行通知。

四、归档时间

1.各单位在职能范围内形成的已办结的文件材料,于2020612日前归档。

2.教学学籍和学位档案在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业),于当年寒假前一次性归档。

3.基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收合格后2个月内归档。

4.仪器设备档案在设备开箱验收、调试完毕使用后2个月内归档,引进设备在索赔期满后归档。

5.财会档案可由财务部门保管1-3年,期满前归档。

6.声像档案在完成制作后半年内归档。

7.实物档案在形成后1年内归档,确需在本单位保留一段时间的,应先移交档案馆拍照登记,列清单,再办理借出手续(借出手续请参考档案馆网站—下载专区安徽建筑大学档案离馆借阅利用告知承诺书)。

五、归档程序

1.归档验收:文件材料归档时,交接双方必须当面验收。检查文件材料是否齐全、完整,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定者,不予接收,并限期改正后重新归档。

2.归档手续:归档单位移交文件材料时需提前填写《安徽建筑大学文件材料归档移交清单》(见附件1),移交清单一式两份,纸质和电子双套,交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。在文件标题栏中,务必编辑清楚文件主题内容,若附件1不能明确材料内容,需另附说明材料的,注明制表人(或移交人)、审查人(或接收人)以及日期。

疫情防控期间,各单位兼职档案员应充分利用网络平台,提交归档文件材料清单、目录、电子文件,进行网上预归档,预审合格后,电话预约来馆交接时间,确保归档工作分批次、有序进行,避免人员聚集。来馆时,切实做好个人防护,一律配戴口罩,保持一米以上距离。

各单位在收集整理及归档移交过程中如有疑问,请向档案馆业务指导与信息技术科(实验综合楼321)咨询、索要相关文件材料(联系电话:63513030)。

 

附件1:安徽建筑大学文件材料归档移交清单.xlsx

 

 安徽建筑大学档案馆

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