关于进一步规范国际会议管理的通知

发布时间:2019-12-31浏览次数:517

校属各单位:

根据安徽省教育厅《关于进一步规范举办国际会议管理的通知》(皖教秘外〔2019〕113号)精神,现就规范学校国际会议管理的有关事项通知如下:

一、鼓励和支持各学院、有关部门积极举办或承办对提高学校国际知名度,以及促进教育教学、学科建设、科研发展有重大意义的国际会议、、研讨会、报告会、交流会等

二、按照服务发展、确保重点、规范管理、精简务实原则,加强对各类国际会议理。要坚持正确政治导向,按照学校《关于加强报告会、讲座及论坛管理的实施办法》的有关要求,加强会议背景审查和会议过程管控。要从实际出发,严格按照有关规定统筹考虑会议规模、经费开支和预期效果,确保国际会议取得实效。

三、严格执行国际会议的制度。举办或承办国际会议、、研讨会、报告会、交流会等,凡与会者来自3个或3个上国家和地区(不含港、澳、台地区)的,提前4个月报送省教育审核,报省政府审批。其中,申(承办)国际会议的外方人数在100人上或会议总人数在400人上的一般性国际会议,及外方人数在300人上或会议总人数在800上的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议,需上报国务院,应提前5个月报

四、未经批准,严禁任何人和单位同时向超过3个及上国家的人员擅发正式会议邀请,不得擅自对外申办或承诺。会后须及时完成会议总结、会议论文集、会议成果及相关资料的归档整理,由国际交流合作处统一报送上级部门。未经准凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。

五、校属各单位申办国际会议,应按上述要求、并在规定时限之前一个月,撰写申办报告送交国际交流合作处审核。申办报告内容主要包括:会议名称(中外文)、会议主题及相关议题、举办会议的目的和意义、会议规模(中外来宾具体人数)、外宾的名单及相关信息列表(包括外宾的中外姓名、性别、职务或职称、单位与国别等)、主办或承办单位、会议时间和地点、会议语言及经费来源等,并附会议相关附件。

国际交流合作处负责对各单位的申办材料进行初审,汇总相关信息后向校领导汇报,重大事项提请校长办公会议审定;经请示校领导同意或校长办公会审议通过后,按规定程序向省教育厅提交国际会议的相关请示材料。

六、对国际会议实行计划管理。校属各单位应于每年年底前,拟订下一年度拟举办或承办国际会议计划,填报《拟举办(承办)国际会议基本情况表》(见附件),报送国际交流合作处审核汇总。凡未按要求报送会议计划的,原则上不予批准。

特此通知。

 

附件:《拟举办(承办)国际会议基本情况表》

 

 

                 国际交流合作处

                     2019年12月27日

附件:拟举办(承办)国际会议基本情况表.doc