安徽建筑大学外事接待管理办法

发布时间:2019-12-27浏览次数:234

关于印发《安徽建筑大学外事接待管理办法》的通知

 

校属各单位:

《安徽建筑大学外事接待管理办法》已经校长办公会议审议通过,现予印发,请遵照执行。

 

 

                            安徽建筑大学

                          2019年12月25日

  

 

 

安徽建筑大学外事接待管理办法

 

第一章

第一条为进一步规范外事接待工作,加强外事接待管理,强化过程监督,根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》和《安徽省省直机关外宾接待经费管理办法》等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校的各类外事接待活动。

第三条外事接待应当坚持服务学校对外合作交流、友好对等、务实节俭的原则。

第四条外事接待实行归口管理、分级实施。国际交流合作处是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外事接待工作的管理协调和组织实施;校属各单位负责本单位的外事接待活动。

第二章接待管理

第五条外事接待是指基于学校国际合作交流事务而开展的涉外正式官方接待,包括接待来访我校的海外院校、外国政府及非政府组织、各国驻华使领馆官员、领导、代表、工作人员及学者等。来访目的包括参观访问、合作洽谈、学术交流、工作会晤及参加我校组织的各类活动等。

第六条邀请外宾来访,应切合高水平大学建设的发展要求,结合学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作各方面工作开展的实际需要,提高计划性,尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第七条外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容做好准备工作,组织相关人员参加接待和会谈,务求成果和实效。

第八条外事接待实行“先审批、后接待”程序,接待单位须提前安排接待计划,填写《安徽建筑大学外事接待审批表》(见附件)并附相关材料,经接待单位和国际交流合作处负责人审核,报分管外事工作校领导批准同意,方可进入接待流程。

第九条 参加外事接待活动人员应遵守外事礼仪,注意着装整洁;参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装,会见、会谈中应保持手机静音和避免其它干扰。

第十条 外事接待活动须严格遵守外事纪律、政治原则和保密纪律。接待单位应对接待人员进行保密教育和提醒,提供给外宾的相关材料须事先审核,严格把关。

第十一条 举行协议签署、客座教授受聘、接受捐赠等重要外事接待活动,应认真做好背景资料等相关文本材料的准备,提前两周报国际交流合作处和相关部门审核。

第十二条外事接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则,安排相应人员参加。凡请学校领导出席的外事接待活动,接待单位应提前一周将接待计划报国际交流合作处审核,由国际交流合作处请示分管校领导后协调安排。

第十三条外事接待过程中应注意保存相关资料和工作照片(视频)等,接待任务完成后,接待单位须及时完成接待工作总结(包括文字、照片、视频,接待效益或预期成果、存在的问题和建议等),报国际交流合作处备案。

第十四条 外事接待中应注意外宾安全,包括交通安全、人身安全、财产安全等,提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十五条国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访,必须事先了解其背景和目的等情况,提前向国际交流合作处报送书面材料,经国际交流合作处审查、并请示上级有关部门同意后方可接待。遇外国记者或其他外籍人士采访、调查,应报告党委宣传部,得到同意后方可进行。

第三章经费管理

条十六条 学校设立外事接待专项经费,纳入学校预算管理,由国际交流合作处统一管理使用。

第十七条国际交流合作处负责编制学校的外事接待经费预算,加强经费使用的过程管理,从严从紧控制外事接待费用开支标准,不得擅自突破及转嫁费用。

第十八条 外事接待费用的报销支付,应严格按照国库集中支付和公务卡管理有关制度执行,采用银行转账或公务卡方式结算。特殊情况下采用现金支付的,需说明情况,经国际交流合作处核定、报分管外事工作校领导签字同意。外事接待用餐的财务报销,需提供外事接待审批表、邀请函或相关批件、餐饮发票、菜单(自助餐/冷餐会、酒会、茶会无需提供菜单)。

第四章开支范围及标准

第十九条 外事接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。对于邀请来校访问、交流、或讲座的外宾,原则上不得列支外宾来华国际旅费。特殊情况确需承担外宾国际旅费的,应事先在接待计划中单独说明,并经分管外事工作校领导审批同意。

第二十条 住宿费按以下办法执行:

(一)外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华,应优先安排在与学校定点协议接待的酒店。

(二)副部长级及以上人员可安排套间,其他人员安排单间大床房或标准间。

(三)来校作长期访问或访学(15天以上)的外宾,原则上安排在学校的外国专家公寓、或学校的定点协议酒店住宿。

第二十一条 日常伙食费按以下办法执行:

(一)外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食标准选择菜品,提倡采用自助餐等形式。

(二)外宾日常伙食费标准(含酒水、饮料):国家元首、政府首脑每人每天600元;副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元;正、副省级每人每天500元;其他人员每人每天300元。

(三)外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第二十二条 宴请费按以下办法执行:

(一)宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈浪费。宴请地点一般安排在校内餐厅,或学校的协议酒店、饭店。除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

(二)外宾宴请费(不含酒水、饮料)标准:举办宴会宴请的,每人每次220元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。酒水、饮料不得超过宴请费的三分之一。

(三)外宾在校期间,宴请不得超过1次。

第二十三条交通费按以下办法执行:

(一)外宾用车应当根据实际情况安排,在符合礼宾要求的前提下,外宾出行应当集中乘车,减少随行车辆。

(二)外宾接待需使用车辆的,按照《安徽建筑大学租赁社会车辆管理规定(试行)》履行审批程序

(三)外宾到合肥市以外地区访问,确需我校安排交通服务的,应当按级别乘坐相应等级标准的交通工具,副部长级及以上外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。

第二十四条 对外赠礼按以下办法执行:

(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有安徽特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,避免奢华。

(二)赠礼对象仅为外方团长夫妇,必要时可包括主要陪同人员,原则上由接待单位赠礼1次,其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

(三)对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。受礼方为正、副部长级人员的,每人次礼品不超过400元;赠礼方或受礼方为司局级人员的,每人次礼品不超过200元;其他人员,可以视情况赠送小纪念品。

(四)对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者,确有必要赠礼的,按照正、副部长级人员标准执行。

第二十五条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用,除国家元首、政府首脑外,均由外宾自理。

第五章陪同人员及经费管理

第二十六条 学校陪同人员人数,应当根据礼宾要求,从严掌握。

第二十七条 接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动,学校参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请,外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第二十八条 陪同外宾赴合肥市以外地区访问期间,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《安徽建筑大学差旅费管理办法》有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的,经分管外事工作校领导批准,可按对应的外宾接待标准实报实销。

第二十九条  接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要不能按时用餐的,经分管外事工作校领导批准,可领取误餐补助,标准为每人每次50元。

第三十条外宾接待过程中,确因工作需要需聘请专业翻译人员的,经分管外事工作校领导批准,可支付相应的翻译费。

第六章监督检查

第三十一条除涉密内容和事项外,外事接待经费的预决算应当按照预决算信息公开的有关规定及时公示,接受监督。

第三十二条    违反本办法规定,有下列行为之一的,按照《财政违法行为处罚处分条例》和《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定,责令整改,追回资金,并依纪依法追究有关人员责任:

(一)计划未经批准接待外宾的;

(二)擅自提高接待开支标准、或改变接待计划的;

(三)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关的费用的;

(四)虚报外宾接待级别、人数、天数,套取接待经费的;

(五)使用虚假发票报销接待费用的;

(六)其他违反本办法的行为。

第七章

第三十三条 港澳台地区来宾接待、以及由我校主办和协办的重大国际会议涉及的外事接待,参照本办法执行。

第三十四条 本办法自发布之日起施行,由国际交流合作处负责解释。

 

附件:《安徽建筑大学外事接待审批表》

                

附件:《安徽建筑大学外事接待审批表》.docx