安徽建筑大学公文处理实施办法

发布时间: 2014-10-09      访问次数: 373

第一章 总 则

第一条  为了适应学校工作需要,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)的有关规定,结合学校工作实际,制定本办法。

第二条  公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻上级的方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学校各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,由专人负责公文处理工作。

第六条  校办公室主管学校公文处理工作,并对各党政管理部门、各院(部)、以及群团组织、直属单位、附属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类和形式

第七条  学校公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文,发布校内规章制度,任免人员等。

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况,回复上级部门的询问。

(九)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项,作为存档材料。

第八条 学校公文主要形式有:

(一)学校党政文件。发文机关标志为“中共安徽建筑大学委员会文件”(代字“校党字”)、发文机关标志为“安徽建筑大学文件”(代字“校字”)。主要适用于传达贯彻上级党委和主管部门的有关方针、政策、指示;部署学校全局性工作和重要工作;发布重要决定;制定学校各项政策和制度;通报重要事项;向上级机关报告、请示工作和呈送意见;根据干部管理权限,办理干部任免事项等。

(二)学校党政函件。发文机关标志为“中共安徽建筑大学委员会”(代字“校党函”)、发文机关标志为“安徽建筑大学”(代字“校函”)。主要适用于安排部署日常事务性工作;发布有关工作事项;协调校内有关单位和部门开展业务工作;与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项;对上级主管部门有关转办事项提出办理意见;印发重要会议通知;办理学校内部的重要事项等。

(三)办公室函件。发文机关标志为“中共安徽建筑大学委员会办公室”“安徽建筑大学办公室”,代字为“校党办函”“校办函”的公文,主要适用于经同意以校办公室名义传达贯彻上级机关的指示;就有关具体问题进行工作布置;印发会议通知和校领导重要讲话;转发有关文件;以校办公室名义对学校有关具体业务作出通知;就具体事项与不相隶属机关内设部门进行商洽;办理学校内部事项等。

(四)会议纪要。发文机关标志为“中共安徽建筑大学委员会议纪要”“安徽建筑大学会议纪要”的公文,用于记载、传达学校党委、行政重要会议以及有关专题会议的决定事项和主要精神。

第三章 公文格式

第九条  学校公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第十条  学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)执行。

(一)秘密公文应当分别标明密级。

(二)紧急文件应当标明“特急”、“急件”。

(三)发文字号,包括发文机关代字、年份、顺序号。如:校党函〔2014xx号。

(四)上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。

(五)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,标明公文种类,标题中一般不用标点符号。

(六)公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关的下1行,每自然段左空2字,回行顶格,3号仿宋体(GB2312),文中如有小标题可用3号黑体字。

(七)公文中引用公文应当先引标题,后引发文字号。公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外,其他数字应使用阿拉伯数码,外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

(八)公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(九)公文如有附件,应当在正文之后,发文机关署名和成文日期之前注明附件顺序和名称。

(十)公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应加盖印章。

(十一)发文机关署名应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办单位应当排列在前。

(十二)成文日期,以领导签发的时间为准;联合行文,以最后签发领导的签发日期为准。日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(十三)页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线(即“— × —”)。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第十一条  学校公文常用格式如下:

(一)紧急程度:3号黑体,右上角第1行(如需同时标识秘密等级和保密期限,则标识在右上角第2行)。

(二)发文字号:3号仿宋体(GB2312),居中;年份、序号用阿拉伯数码;年份应用全称,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位,不加“第”字。

(三)公文标题:2号标宋,居中。

(四)主送机关:3号仿宋(GB2312),左侧顶格。

(五)正文:3号仿宋(GB2312),每面22行,每行28字。

(六)正文下空一行,左空2字,3号仿宋(GB2312)。

(七)主题词:3号黑体,居左顶格;词目3号标宋(GB2312),词目之间空一字。

(八)抄送:主题词下一行,左空1字,3号仿宋(GB2312),抄送机关用“,”隔开。

第四章 行文规则

第十二条  行文应当确有必要,讲求实效,没有实质内容、可发可不发的文件一律不发,可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、规章、制度已有明确规定的,或上级公文已有明确规定,本级无需再做具体要求的,一般不再行文;凡能对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、商洽、部署问题、工作的,一律不发文;能通过电子政务系统发送的不再印发纸质文件,倡导“短、实、新”文风。工作简报一般通过电子政务系统或电子邮件发送。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十四条  向上级部门行文规则:

(一)原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位,不抄送下级单位。

(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(三)除上级部门负责人直接交办事项外,不得以学校名义向上级部门负责人报送公文,不得以学校负责人名义向上级部门报送公文。如属上级机关负责人直接交办事项,应在正文开头部分予以说明。

第十五条  校办公室根据授权可以向各基层党委(党总支)、职能部门、院(部)和直属单位行文;可以代表学校对外正式行文。

第十六条 中共安徽建筑大学纪律检查委员会、安徽建筑大学工会委员会、共青团安徽建筑大学委员会按照工作职责可以分别向各基层党委(党总支)、二级工会、院(部)团组织行文,可以向对应的上级主管机关行文。

第十七条 除第十五条、第十六条规定的情况外,学校内设机构一律不得对外正式行文。各职能部门、二级单位不能制发正式文件。各职能部门在各自职权范围内,可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项,向学校党委、行政请示、报告工作,就部门业务范围内的事项向校内各单位发布通知、进行通报、表彰等。需以学校党委、行政名义正式行文的,须履行学校公文制发程序。

第十八条  各职能部门、二级单位制发校内函件,应使用本部门发文机关标志、发文代字,落款应署发文部门名称,用印应加盖发文部门印章(各部门校内函件发文机关标志和发文代字详见附件)。

第五章  公文拟制

第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条  公文行文须经电子政务系统办理,电子公文实施办法另行制定。

第六章 公文办理

第二十一条  公文办理包括收文办理、发文办理、催办查办和整理归档。

第二十二条  收文办理主要程序是:

(一)签收。学校机要室负责校外公文签收,对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。发现问题,须及时向发文部门查询,并采取相应的处理措施。

(二)登记。收文后,机要室应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

(三)拟办。公文登记后由机要室送交校办公室进行阅办并提出拟办意见。

(四)阅批。校办公室提出拟办意见后,由机要室送交校领导阅批,根据校领导批阅意见分送相关部门进行办理。

(五)传阅。在办理公文传阅时,机要室应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传、延误。

第二十三条  发文办理主要程序是:

(一)复核。校办公室在公文正式印发前,应对由校领导签批的公文内容、文种、格式等进行复核;如有任何修改,应当报原签批校领导复审。

(二)登记。对复核后的公文,应及时办理发文登记,包括编排发文号,记录发文单位、签发人和签发时间,确定分送范围和印制份数等。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。校内公文除涉密公文和特殊情况外,一律通过学校教育电子政务平台办理,原则上不再分发纸质公文;向校外行文的,根据实际需要制发纸质公文。通过学校教育电子政务平台发送的电子公文,与纸质公文具有同等效力。

第二十四条  涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十五条  催办查办主要方法:

(一)公文催办查办工作由校办公室负责,具体工作由机要科承办。分送相关部门办理的公文应登记公文交办时间起点,承办单位对交办的公文应当及时办理,紧急和有明确办理时限要求的公文应当在规定时限内办理完毕,一般公文应在5个工作日内办结。公文办理完毕后,纸质文件(原件)应立即退还校办公室机要科。

(二)校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况,根据公文办理时限督促承办单位按期办结。

(三)承办单位应及时向校办公室反馈公文办理结果或进度情况,对不能在规定时限落实的事项,应说明理由并向批阅意见的相关校领导汇报。

第二十六条  公文办理完毕后,校办公室负责按照档案法律法规以及学校档案管理规定,及时将学校公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全,定期移送档案管理部门进行立卷归档。各职能部门和二级单位制发的函件由本单位立卷、归档。

第七章 公文管理

第二十七条  学校公文由办公室统一管理,建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。学校各二级单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十八条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人管理。

第二十九条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十条  公文的废止,由学校或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十一条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十二条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条  学校内设机构发生撤销、合并或新增等变动调整时,公文管理随之相应变更。工作人员离岗离职时,所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章   

第三十四条  涉及外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十五条  本办法自发布之日起施行。原《安徽建筑工业学院公文处理实施细则》(建院字〔199747号)同时废止。

第三十六条 本办法由校办公室负责解释。

 

附件:各职能部门、二级单位校内函件发文机关标志和发文代字.doc